Trop de personnes impliquées dans le projet RH de votre entreprise peuvent avoir un impact sur les budgets, le recrutement et l’intégration de nouveaux employés, ainsi que sur la communication efficace avec les employés et les parties prenantes ?
Une matrice RACI est un excellent outil que les professionnels RH peuvent utiliser pour aider à rationaliser les projets RH critiques pour de meilleurs résultats.
La matrice RACI, également connue sous le nom de tableau RACI, est un outil de gestion de projet largement utilisé qui a été conçu pour garantir que toutes les parties prenantes d’un projet travaillent ensemble vers les mêmes objectifs.
Elle maintient le projet sur la bonne voie en éliminant la confusion et les malentendus.
Lorsqu’elle est utilisée correctement, elle assure que tout le monde connaît son rôle et peut éviter de perdre du temps. Pour ce faire, une matrice RACI définit et communique clairement les rôles et responsabilités des différentes personnes et groupes impliqués dans un projet à l’aide des lettres R, A, C et I.
Elle est particulièrement utile pour les projets complexes qui impliquent plusieurs parties prenantes et qui dépassent les limites d’un seul département. En tant que professionnel RH, vous pouvez améliorer la rapidité et l’efficacité avec lesquelles les projets sont gérés et achevés dans votre entreprise grâce à la simple réalisation d’une matrice RACI avant le lancement du projet.
L’organisation efficace de l’équipe est cruciale pour la réussite de tout grand projet RH. Par exemple, si une équipe RH est chargée de planifier un événement de renforcement d’équipe, qui est responsable de déterminer les objectifs principaux de l’événement ? Qui décidera où l’événement aura lieu, ce qui se passera le jour J et quels fournisseurs sont nécessaires ? Qui exécutera chaque tâche ? Qui gérera chaque tâche pour s’assurer qu’elle est correctement réalisée ?
Les RH sont également positionnés de manière unique pour travailler avec et à travers différents départements, ce qui peut facilement créer de la confusion autour de qui est responsable de l’exécution des tâches et de la prise de décision.
Lorsque chaque membre de l’équipe a une compréhension claire de son rôle et de ses responsabilités, le projet a plus de chances d’être mené à bien de manière efficace et efficiente. En revanche, lorsque les membres de l’équipe ont des rôles et des responsabilités peu clairs, le projet peut connaître des retards ou même ne pas atteindre ses objectifs.
Avec une matrice RACI complétée en main, l’équipe de projet RH peut travailler ensemble de manière plus efficace, en particulier si d’autres départements sont impliqués et que les rôles doivent être rationalisés.
RACI est un acronyme pour Responsable, Accountable, Consulté et Informé.
R : Responsable
• Qui est responsable de la réalisation de la tâche ?
• Il s’agit de l’individu qui exécute une tâche, également connu sous le nom d’individu « pratique ».
• Ils rendent généralement compte à un responsable hiérarchique.
A : Accountable
• Qui supervise la tâche ?
• Il s’agit de l’individu qui garantit que le travail est bien fait.
• Ils ne sont pas « pratiques », mais plutôt responsables de la gestion des personnes qui exécutent les tâches et de garantir que le travail est terminé à temps et à la qualité requise.
C : Consulté
• Qui a besoin d’aide pour la réalisation d’une tâche en fournissant des informations ou un soutien supplémentaire ?
• Cette personne n’est pas directement responsable d’une tâche.
• Cependant, ils fournissent des informations qui aident la personne responsable d’une tâche.
• Ils sont généralement consultés pour leur expertise dans un domaine spécifique.
I : Informé
• Qui a besoin d’être tenu informé de l’avancement d’une tâche ou d’un livrable ?
• Il s’agit généralement d’un intervenant de la haute direction ou potentiellement d’un client.
• Ils n’ont pas d’entrée immédiate sur le projet mais peuvent être le propriétaire du projet.
Une matrice RACI peut être bénéfique pour de nombreux projets, mais elle est particulièrement utile lorsque les tâches impliquent de multiples ressources, se déroulent simultanément ou dépendent d’autres tâches.
Voici quelques exemples de situations où une matrice RACI peut être utile :
• Il y a des livrables à grande échelle ou clairement définis, tels qu’une formation DEIB à l’échelle de l’entreprise impliquant tous les départements et plusieurs intervenants.
• Un processus de décision ou d’approbation prolongé pourrait retarder le projet, comme la mise en place d’un nouveau système de gestion de la performance.
• Un conflit sur la propriété de la tâche ou la prise de décision existe, par exemple si le code de conduite de l’entreprise doit être révisé.
• La répartition inégale de la charge de travail du projet est une préoccupation, en particulier lorsque les RH travaillent avec plusieurs départements.
• Vous évoluez dans une industrie fortement réglementée, comme la réalisation de formations pour répondre aux réglementations de conformité.
• Le projet s’étend sur plusieurs départements.
• Le taux de rotation de l’équipe est élevé et il est nécessaire de rapidement intégrer de nouveaux membres pour des rôles spécifiques.
En tant que professionnel RH, vous avez une vue d’ensemble de l’entreprise et vous savez que toutes les équipes et tous les projets ne sont pas créés égaux.
Évitez d’utiliser une matrice RACI si :
• L’équipe communique très bien.
• Tous les individus restent au top de leur propre travail.
• Le projet est suffisamment petit pour que passer par les étapes décrites dans le modèle de matrice RACI soit une perte de temps, par exemple, la conception d’une page de carrière, qui ne pourrait impliquer que deux départements avec moins de parties prenantes requises pour les approbations.
• L’équipe de projet utilise un cadre Agile, comme Scrum.
Les avantages de l’utilisation d’un modèle RACI comprennent :
• Clarté : il définit clairement qui est responsable de quelles tâches et décisions, réduisant ainsi la confusion et les malentendus.
• Responsabilité : il assigne une responsabilité pour des tâches et décisions spécifiques, ce qui rend plus facile la responsabilisation des personnes pour leurs actions.
• Amélioration de la communication : il facilite la communication en identifiant clairement qui doit être consulté et informé de tâches et décisions spécifiques.
• Meilleure prise de décision : il aide à s’assurer que les bonnes personnes participent à la prise de décision, conduisant à de meilleurs résultats.
• Efficacité accrue : il peut aider à rationaliser les processus en identifiant et en éliminant les étapes inutiles ou les efforts dupliqués.
• Meilleure coordination : il aide à coordonner le travail de différentes équipes et individus, réduisant le risque de retards ou de dates d’échéance manquées.
Bien que les graphiques RACI puissent être un outil utile pour clarifier les rôles et les responsabilités, il y a également quelques inconvénients potentiels à considérer :
• Temps : la création d’un graphique RACI peut être un processus chronophage, surtout pour les projets ou les organisations plus vastes ou plus complexes.
• Manque de flexibilité : une fois qu’un graphique RACI est créé, il peut être difficile d’apporter des modifications, surtout si les rôles et les responsabilités ont déjà été établis.
• Trop restrictif : dans certains cas, un graphique RACI peut être trop restrictif, empêchant les membres de l’équipe de prendre des responsabilités supplémentaires ou de prendre des décisions en dehors de leurs rôles assignés.
• Manque d’adhésion : si les membres de l’équipe ne sont pas impliqués dans la création d’un graphique RACI, ils peuvent être moins susceptibles d’adhérer aux rôles et aux responsabilités qui leur sont assignés.
• Portée limitée : un graphique RACI peut ne se concentrer que sur des aspects spécifiques d’un projet ou d’une organisation et ne pas tenir compte de la portée totale du projet.
• Complexité : pour les projets vastes et complexes, il peut être difficile de cartographier toutes les dépendances et les risques potentiels, ce qui conduit à une simplification excessive du graphique.
Il est important de prendre en compte ces inconvénients potentiels et d’utiliser le graphique RACI de manière appropriée pour le projet ou l’organisation spécifique.
La matrice RACI doit être un document facile à utiliser qui fournit une vue d’ensemble du projet ainsi que les rôles et responsabilités de chacun impliqué.
Dans cet exemple, les rôles et responsabilités impliqués dans la mise en œuvre d’un nouveau système de gestion de la performance ont été cartographiés.
Notez qu’il s’agit d’un document de haut niveau décrivant la tâche, le livrable et qui est responsable, accountable, qui sera consulté ou qui doit être informé. Ce n’est pas une feuille de route du projet.
Pour récapituler, l’objectif d’une matrice RACI est de vous assurer de décrire clairement qui effectue, examine, consulte et approuve une tâche spécifique.
Étape 1 : Utilisez la colonne A pour répertorier les tâches et les livrables du projet.
Dans la colonne A de votre feuille de calcul Excel, créez une liste de toutes les tâches, étapes clés et décisions qui doivent être prises pour votre projet.
Faites ceci :
• Organisez les tâches par phase du projet pour rendre la matrice RACI facile à lire et à parcourir.
• Si vous préférez, vous pouvez également créer une grande liste de tâches sans les catégoriser par phase.
Étape 2 : Utilisez la ligne 1 pour répertorier les membres de l’équipe et les rôles du projet.
Dans la colonne B et à droite, ajoutez les noms ou les titres / rôles des membres de l’équipe, des parties prenantes et des experts du domaine impliqués dans le projet.
Faites ceci :
• Incluez tous les membres de l’équipe qui ne travailleront pas directement sur le projet, mais qui pourraient avoir besoin de consulter, gérer ou prendre des décisions clés.
• La ligne 1 sert d’en-têtes de colonne pour la matrice RACI.
• Pour rendre le tableau facile à comprendre pour les autres, il est recommandé d’utiliser des titres de poste ou des rôles au lieu de noms si vous n’êtes pas familier avec le nom de tout le monde, en particulier s’il s’agit d’un grand projet./
Astuce de professionnel RH
Lorsque vous remplissez la ligne 1, commencez par la colonne B et continuez vers la droite. Plus le projet est important, plus vous remplirez de colonnes.
Étape 3 : Assignez les responsabilités RACI à chaque tâche.
Dans la colonne B et à droite, assignez les lettres R, A, C et I à chaque tâche répertoriée dans la colonne A. En commençant par la première tâche, déplacez-vous sur la matrice vers la droite et décidez qui sera responsable (R) de l’exécution du travail, qui sera responsable (A) de s’assurer que la tâche est effectuée correctement et dans les délais impartis, qui sera consulté (C) pour obtenir de l’aide ou des conseils et qui sera informé (I) de l’avancement.
Rappelez-vous, la personne désignée comme R effectuera le travail, tandis que A est responsable de la supervision, C fournit des conseils et des informations, et I reçoit des mises à jour mais ne fournit pas de commentaires à R ou A.
Faites ceci :
• Il ne doit y avoir qu’une personne responsable et une personne responsable pour chaque tâche.
• L’objectif de la matrice RACI est d’éviter la confusion, pas de l’ajouter, alors gardez les choses claires et simples.
• Encouragez la communication et assurez-vous que toutes les parties prenantes sont informées, en tout temps, de ce qui se passe dans le projet.
Astuce d’un professionnel des RH
Les rôles de responsable et de responsable sont nécessaires pour chaque tâche, mais toutes les tâches n’exigent pas d’avis extérieur ou la nécessité d’informer les autres. Les rôles consulté et informé peuvent ne pas être nécessaires pour certaines tâches moins complexes.
Étape 4 : Partagez le document.
Une fois que la matrice RACI est terminée, il est crucial de la partager avec tous les membres de l’équipe du projet. Cela garantit que tout le monde comprend son rôle et ses responsabilités spécifiques tout au long du projet, ce qui maximise l’efficacité de la matrice RACI.
En tant que professionnel RH, il est recommandé de :
• Assigner un seul niveau de responsabilité pour chaque livrable ou groupe d’activités.
• Définir les livrables et les groupes d’activités avant d’assigner les responsabilités individuelles.
• Se concentrer sur des tâches de projet spécifiques, des jalons et des décisions plutôt que sur des tâches génériques ou administratives telles que des réunions d’équipe ou des rapports d’état.
• Standardiser l’approche dans l’ensemble des départements et des lieux afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.
• Pour éviter toute confusion quant aux détails et aux échéances, s’assurer que les tâches figurant dans la matrice RACI sont alignées sur le plan de projet.
• Mettre régulièrement à jour et réviser la matrice RACI pour refléter ce qui se passe dans le projet.
Il ne faut pas :
• Avoir peur de l’espace blanc – il y aura des blocs qui n’auront pas de I ou de C.
• Avoir peur de donner des responsabilités à des employés moins gradés – les membres du personnel de niveau supérieur doivent assumer le rôle de responsable et superviser les projets. Lorsqu’ils sont dans le rôle de responsable, ils pourraient finir par être un obstacle.
Qu’est-ce que RACI ?
RACI est un acronyme pour Responsable, Accountable, Consulted, and Informed. Il s’agit d’un moyen d’organiser les tâches et les livrables sur un projet et de lister qui sur le projet est responsable de chaque rôle.
Qu’est-ce qu’une matrice RACI ?
La matrice RACI, également connue sous le nom de diagramme RACI, est un outil de gestion de projet largement utilisé conçu pour s’assurer que toutes les parties prenantes d’un projet travaillent ensemble vers les mêmes objectifs.
Quelles sont les règles de RACI ?
Le cadre RACI est un outil utile pour gérer les relations et les responsabilités tout au long d’un projet. Pour les projets à grande échelle, une grande variété de parties prenantes, y compris des régulateurs gouvernementaux, des dirigeants d’entreprise et des investisseurs, peuvent être impliquées. Définir clairement et partager leurs responsabilités dès le début peut aider à éviter les erreurs et les malentendus qui peuvent coûter du temps et de l’argent. De plus, cela contribuera aux efforts généraux d’engagement des parties prenantes.
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